Die 10 besten To-Do-Apps 2026 im ehrlichen Vergleich

To-Do-Apps gibt es wie Sand am Meer. Jede verspricht, dein Leben zu organisieren. Die Realität: Die meisten Menschen brauchen keine App — sie brauchen Klarheit darüber, was sie eigentlich tun wollen. Wer das hat, kommt mit jedem Werkzeug zurecht. Wer es nicht hat, wird auch mit der besten App scheitern.

Aber: Wenn du weißt, was du tun willst, kann eine gute App den entscheidenden Unterschied machen. Sie reduziert Reibung, erinnert dich an Aufgaben, gibt dir Überblick und macht Erledigtes sichtbar.

Dieser Vergleich ist ehrlich. Wir empfehlen nicht die App mit den meisten Features, sondern die, die für deinen konkreten Anwendungsfall am besten passt. Wir haben alle Apps über mehrere Wochen aktiv genutzt, nicht nur kurz installiert.

Was eine gute To-Do-App können muss

Bevor wir in die Vergleiche gehen, eine kurze Checkliste der Grundfunktionen, die jede App haben sollte:

• Schnelle Erfassung: Eine neue Aufgabe sollte in unter 5 Sekunden erfasst sein — egal wo du gerade bist
• Fälligkeitstermine und Erinnerungen: Ohne diese Funktion ist eine App nur eine Notizliste
• Listen/Projekte: Die Möglichkeit, Aufgaben zu gruppieren
• Synchronisation: Zwischen Handy, Tablet und Computer ohne Verzögerung
• Offline-Funktion: Auch ohne Internet benutzbar
• Suchfunktion: Um alte Aufgaben wiederzufinden

Wenn eine App diese Basics nicht bietet, ist sie es nicht wert. Alle hier vorgestellten Apps erfüllen diese Anforderungen.

Die Top 10 im Überblick

App	Plattformen	Preis	Stärke	Schwäche
Todoist	Alle	Free / ab 4€/Monat	Universell, mächtige Filter	Kann überladen wirken
TickTick	Alle	Free / ab 3€/Monat	All-in-One (Tasks + Kalender + Habits)	Etwas unübersichtlich
Things 3	Apple	Einmalkauf 50€	Wunderschönes Design	Nur Apple, kein Abo
Apple Reminders	Apple	Kostenlos	Schon installiert, gut genug	Wenig Features
Microsoft To Do	Alle	Kostenlos	Microsoft-Integration, schöne Oberfläche	Wenig für Power-User
Google Tasks	Google-Ökosystem	Kostenlos	Gmail-Integration	Sehr basic
Notion	Alle	Free / ab 8€/Monat	Unendlich flexibel	Braucht Einarbeitung
Any.do	Alle	Free / ab 3€/Monat	Schlichtes Design	Begrenzte Power-Features
OmniFocus	Apple	ab 200€	Extrem mächtig	Sehr teuer, Lernkurve
Habitica	Alle	Kostenlos	Gamification-Ansatz	Für manche zu verspielt

Die ausführlichen Bewertungen

1. Todoist — Der Allrounder

Todoist ist seit Jahren der Platzhirsch unter den To-Do-Apps und das aus gutem Grund. Die App ist auf allen Plattformen verfügbar, extrem schnell und bietet für die meisten Anwendungsfälle genug Power.

Was Todoist richtig gut macht:

• Schnelle Erfassung mit natürlicher Sprache (“Morgen 14 Uhr Bewerbung abschicken”)
• Filter und Labels für komplexe Organisation
• Projektstrukturen mit Unteraufgaben
• Zuverlässige Synchronisation
• Exzellente Tastatur-Shortcuts

Wo Todoist nicht ideal ist:

• Wer kein Abo zahlt, bekommt eingeschränkte Erinnerungen und keine automatische Synchronisation
• Für manche wirkt die Oberfläche “altbacken” im Vergleich zu neueren Apps
• Sehr große Projekte werden unübersichtlich

Für wen: Wer eine App für alles sucht, Berufstätige mit vielfältigen Aufgaben, Menschen mit etablierten Workflows.

Preis: Free für Basis, Premium ab ca. 4€/Monat.

2. TickTick — Das All-in-One-Paket

TickTick positioniert sich als “Todoist + Kalender + Habit-Tracker + Pomodoro” in einer App. Es ist die ehrgeizigste Aufgaben-App auf dem Markt.

Was TickTick richtig gut macht:

• Integrierter Kalender, der auch deine Aufgaben anzeigt
• Eingebauter Pomodoro-Timer
• Habit-Tracker für Gewohnheiten
• Sehr gute Free-Version
• Eigene Widgets sind top

Wo TickTick nicht ideal ist:

• Die Fülle an Features kann am Anfang erschlagen
• Manche Funktionen fühlen sich “angeklebt” an, nicht durchdacht
• Auf kleinen Bildschirmen wird es schnell eng

Für wen: Wer eine einzige App für Tasks, Kalender und Gewohnheiten will, ohne zwischen drei Tools zu wechseln.

Preis: Free für die meisten Features, Premium ab ca. 3€/Monat.

3. Things 3 — Die schönste Apple-App

Things 3 ist die Referenz, wenn es um Design und Bedienkomfort auf Apple-Geräten geht. Es ist die einzige hochwertige To-Do-App, die ohne Abo auskommt (Einmalkauf).

Was Things 3 richtig gut macht:

• Wunderschönes, durchdachtes Interface
• Schnelle Bedienung, viele Tastatur-Shortcuts
• “Heute”-Bereich, der perfekt durchdacht ist
• Kein Abo-Modell
• Made in Germany (Cultured Code, Düsseldorf)

Wo Things 3 nicht ideal ist:

• Nur auf Apple-Geräten verfügbar
• Mit ca. 50€ nicht ganz billig
• Weniger Power-User-Features als Todoist oder OmniFocus

Für wen: Apple-Nutzer, die Design und Bedienkomfort schätzen, Menschen, die Abos satt haben.

Preis: Einmalkauf ca. 50€ (Mac, iPhone, iPad separat, aber günstiger im Bundle).

4. Apple Reminders — Der unterschätzte Alltagsheld

Apple Reminders wird massiv unterschätzt. Seit iOS 16 ist es eine vollwertige To-Do-App, die für 90% der Menschen ausreicht.

Was Apple Reminders richtig gut macht:

• Bereits auf jedem iPhone, iPad und Mac installiert
• Listen, Unteraufgaben, Erinnerungen, geteilte Listen
• Tiefe iOS-Integration
• Kostenlos, ohne Werbung
• Standortbasierte Erinnerungen

Wo Apple Reminders nicht ideal ist:

• Keine Web-App für Windows/Linux
• Eingeschränkte Power-Features
• Keine zentrale Inbox für schnelle Erfassung
• Filter sind limitiert

Für wen: Apple-Nutzer mit einfachen Anforderungen, Menschen, die keine zusätzliche App installieren wollen.

Preis: Kostenlos.

5. Microsoft To Do — Die schlanke Alternative

Microsoft To Do ist die moderne Version von Wunderlist, die Microsoft nach der Übernahme eingestellt hat. Es ist die offizielle Aufgaben-App im Microsoft-Ökosystem.

Was Microsoft To Do richtig gut macht:

• “Mein Tag” — ein täglicher Plan, der das MIT-Prinzip (Most Important Tasks) umsetzt
• Tiefe Outlook-Integration
• Listen-Sharing für Familien und Teams
• Kostenlos, plattformübergreifend
• Schöne, ruhige Oberfläche

Wo Microsoft To Do nicht ideal ist:

• Wenig für Power-User (keine echten Abhängigkeiten, keine Automation)
• Keine Locations oder Kontextfilter
• Integrationen außerhalb des Microsoft-Ökosystems sind dünn

Für wen: Outlook-Nutzer, Windows-User, Familien und kleine Teams.

Preis: Kostenlos.

6. Google Tasks — Minimalist für Gmail-Nutzer

Google Tasks ist die einfachste To-Do-App überhaupt. Sie ist in Gmail und Google Calendar integriert und nicht mehr.

Was Google Tasks richtig gut macht:

• Direkt in Gmail sichtbar
• Auf allen Geräten verfügbar
• Null Einarbeitungszeit
• Kostenlos

Wo Google Tasks nicht ideal ist:

• Sehr basic
• Keine Projekte/Unteraufgaben
• Keine Erinnerungen (nur Fälligkeitstermine)
• Nicht eigenständig nutzbar

Für wen: Casual-Nutzer, die nur ab und zu Aufgaben festhalten wollen.

Preis: Kostenlos.

7. Notion — Der Schweizer Taschenmesser

Notion ist keine To-Do-App, sondern ein Workspace, in dem du dir deine eigene To-Do-App bauen kannst. Für manche ist das perfekt, für andere überdimensioniert.

Was Notion richtig gut macht:

• Unendliche Flexibilität — du baust dir dein System
• Datenbanken mit beliebigen Eigenschaften
• Verknüpfungen zwischen Aufgaben, Notizen, Datenbanken
• Web Clipper zum schnellen Erfassen
• Templates von der Community

Wo Notion nicht ideal ist:

• Braucht Einarbeitungszeit
• Schnelle Aufgaben-Erfassung ist nicht so flüssig wie bei Todoist
• Wird schnell überladen
• Mobile App ist nicht so flüssig wie die Desktop-Version

Für wen: Power-User mit komplexen Workflows, Projektmanager, Menschen, die mehr als nur Aufgaben verwalten wollen.

Preis: Free für Privatpersonen, Plus ab ca. 8€/Monat.

8-10. Kurzvorstellungen

Any.do — Schlichtes Design, gut für Minimalisten. Bietet eine “Daily Planner”-Funktion, die anzeigt, was heute wichtig ist. Free-Version ist solide.

OmniFocus — Die Königsklasse für Apple-Power-User. Basiert auf GTD, extrem mächtig, mit Lernkurve und stolzem Preis (ab ca. 200€). Wer OmniFocus nutzt, liebt es — aber es ist nichts für Einsteiger.

Habitica — Eine To-Do-App als Rollenspiel. Du erstellst einen Avatar, der durch Aufgaben Erfahrungspunkte sammelt. Klingt verspielt, ist aber für manche Menschen ein genialer Motivations-Trick.

Welche App passt zu dir? Eine Entscheidungshilfe

• Du willst schnell starten ohne Schnickschnack: Apple Reminders oder Microsoft To Do
• Du brauchst eine App, die einfach alles kann: Todoist
• Du willst Tasks, Kalender und Gewohnheiten in einer App: TickTick
• Du bist Apple-Nutzer und liebst gutes Design: Things 3
• Du nutzt viel Gmail und willst nichts extra installieren: Google Tasks
• Du brauchst mehr als eine To-Do-Liste — ein ganzes System: Notion
• Du bist Power-User auf Apple und brauchst GTD: OmniFocus
• Du brauchst Gamification, um Aufgaben zu erledigen: Habitica

Was wir nicht empfehlen

• Ständiger Wechsel zwischen Apps. Schlimmer als die “falsche” App ist, ständig zu wechseln. Wähle eine, gib ihr drei Monate, dann bewerte.
• Apps mit Werbung. Eine kostenlose App mit Werbung kostet dich Aufmerksamkeit. Lieber eine werbefreie Free-Version wählen.
• Apps, die du nicht verstehst. Eine App, deren Funktionen du nicht nutzt, ist schlechter als eine schlichtere App, die du komplett beherrschst.

Die wichtigste Erkenntnis

Die beste To-Do-App ist die, die du täglich nutzt. Nicht die mit den meisten Features, nicht die mit dem schönsten Design, nicht die, die dein Lieblings-Youtuber empfiehlt — sondern die, die sich nahtlos in deinen Alltag fügt.

Probier eine App 30 Tage lang aus. Wenn sie sich nach 30 Tagen natürlich anfühlt, bleib dabei. Wenn du kämpfst, wechsle. Aber gib jeder App eine echte Chance, bevor du sie ablehnst.